Mengimport data murid dari APDM ke SPS

 Sememangnya kaedah ini lebih mudah, kerana tiada query perlu dibuat dalam Microsoft Access database. Saya terpaksa menerbitkan artikel ini kerana pada minggu ini, hampir setiap hari saya menerima SMS/Whatsapp bertanyakan perkara ini. Sepatutnya konsep pemindahan data dalam artikel saya terdahulu adalah copy paste Excel ke Excel sahaja. Ini bermaksud, jika guru menggunakan APDM sebagai data utama, jadi copy paste sahaja Excel APDM ke template CSV yang telah saya sediakan.

Baik, langkah pertama : Sila login masuk ke dalam laman sesawang APDM di alamat http://apdm.moe.gov.my. Gunakan akaun admin sekolah anda untuk tujuan mengeksport data murid dengan lengkap (termasuk alamat murid).

Setelah login, pergi ke menu Data Murid. Skrol ke bawah dan perhatikan pautan Klik sini untuk memohon keseluruhan data sekolah.

Tekan menu tersebut dan bukannya butang Muat Turun Excel yang terdapat di baris setiap kelas.

 

Setelah anda download data tersebut, cari dalam folder Download (bergantung kepada setting web browser anda) dan cari fail excel muatturun8_kodsekolah.xls. Fail excel tersebut mengandungi beberapa worksheet mengikut kelas dan mengandungi maklumat lengkap murid, ibubapa. 

Untuk menerbitkan artikel ini, saya menggunakan data yang diperolehi daripada Puan Nor Azah dari SK Taman Bersatu Simpang Pulai. Ini adalah kerana data SPS sekolah saya telah pun lengkap diimport dari SMM, jadi saya memerlukan data APDM sekolah lain untuk menunjukcara mengimport data APDM masuk ke SPS. Menggunakan konsep yang sama, copy paste excel APDM masuk template CSV.

Buka fail excel muatturun8_kodsekolah.xls tersebut. Sila semak nama kelas di dalam setiap worksheet yang terjana, data murid lengkap dan mengandungi alamat murid.

 

Langkah berikutnya adalah guru perlu download pula template csv yang telah disediakan dalam artikel terdahulu di sini -> http://www.teknologihijau.net/index.php/blog/manual-sps/38-import-data

Data contoh dari template csv boleh dipadam, dan gantikan data dengan fail excel APDM dari muatturun8_kodsekolah.xls. Anda dinasihatkan agar menyediakan satu fail csv untuk setiap kelas, dan sila cuba satu kelas terlebih dahulu. BERHATI-HATI dengan column I,J dan Z kerana KodDarjah perlu mengikut format SPS.


Lajur FromLevelCode dan ToLevelCode, sila setkan ikut ketentuan: 

AWAS!! Sila rujuk modul Pengurusan Maklumat Sekolah, dalam submodul Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan untuk kepastian kod darjah. 

Untuk sekolah rendah, KODDARJAH (dalam lajur I,J,Z dalam template csv) ditentukan seperti berikut:

Untuk sekolah menengah, KODDARJAH (dalam lajur I,J,Z dalam template csv) ditentukan seperti berikut:

Murnikan data template csv dengan fail apdm anda dengan berhati-hati. Sekiranya ada lajur yang tidak matching dengan template csv seperti tarikh lahir, anda boleh mengubah atau menukar tarikh lahir tersebut melalui formula =DATEVALUE(sel-tarikh-lahir-apdm).

Apabila melihat format tarikh lahir dalam data APDM, didapati format tarikhnya adalah 30-0ct-01, dan tidak sama untuk format SPS. Apa yang perlu kita lakukan adalah mula-mula insert column baru sebelah Tarikh Lahir. Namakan column tersebut seperti ConvertTarikh (atau apa-apa jua), untuk menunjukkan tarikh yang akan kita convert. Klik sel di bawah nama medan ConvertTarikh sebentar tadi dan taip formula =DATEVALUE(E5) dan tekan ENTER.

Sekiranya anda dapati proses convert tadi tidak menepati format tarikh dd/mm/yyyy, kita lupa satu perkara. Ya, kita perlu format column baru iaitu ConvertTarikh tadi. Highlight column baru, klik kanan dan tekan Format Cell. Pastikan column ConvertTarikh disetkan Date dengan format dd/mm/yyyy.

Sekiranya tarikh telah berjaya diset format dd/mm/yyyy, drag sel pertama dalam column ConvertTarikh ke sel terbawah (teknik copy formula). Kemudian, HIGHLIGHT semua sel dalam column ConvertTarikh, COPY dan buka template csv yang sedang dimurnikan tadi, PASTE ke dalam colum TLAHIR. Sebelum PASTE, klik kanan dan PASTE SPECIAL. Pilih VALUE dan menu PASTE dan klik OK. Dengan ini, column TLAHIR telah selamat dicuci dengan data APDM.

Untuk proses import masuk SPS, sila rujuk artikel saya terdahulu di sini -> http://www.teknologihijau.net/index.php/blog/manual-sps/38-import-data

Sekiranya guru-guru ada permasalahan, boleh whatsapp sahaja saya di talian 012-5798753. Saya memang ada menerima upah untuk mengimport data APDM/SMM masuk SPS (enrolmen 500 pelajar ke bawah RM100, 1000 ke bawah RM200, 1500 ke bawah RM300)..... walaupun saya amat sibuk dengan tempahan-tempahan sistem sukan kejola excel, penyelenggaraan sistem rphonline dsb. Atas banyak permintaan segera lewat September 2014 ini, saya buka semula tempahan untuk mengepam data asas murid dari APDM/SMM ke SPS. First come first serve basis ya.

Azharul Faiz Zainal Abidin

PPPS DG44 (KUP)
Penyelaras ICT (Bestari)/Guru Data/Penyelaras Makmal Komputer Virtual Desktop Infrastructure Lab VDI Thin Client/Juruteknik
Pengaturcara PHP/MySQL
012-5798753